VERIFACTU para autónomos: qué es, novedades y cómo adaptarse

En un contexto de creciente exigencia fiscal y digitalización —y con el objetivo de reforzar la transparencia y combatir el fraude— ha surgido un cambio importante en la forma de emitir facturas en España: el sistema Agencia Tributaria (AEAT) ha impulsado VERIFACTU, un nuevo sistema de facturación electrónica cuyo impacto afecta especialmente a autónomos, pymes y profesionales. En este post analizamos en detalle qué es VERIFACTU, por qué se ha diseñado, en qué consisten las novedades más recientes, y cómo puedes prepararte desde ya para cumplir sin sobresaltos.

✅ ¿Qué es VERIFACTU?

• VERIFACTU —también conocido como “facturación verificable”— es un sistema regulado por el Real Decreto 1007/2023, aprobado dentro del marco de la Ley 11/2021 de medidas antifraude.
• Su objetivo: garantizar que las facturas emitidas por empresarios, autónomos y sociedades sean íntegras, trazables, inalterables y accesibles de forma fiable por la AEAT.
• Para ello, exige el uso de software de facturación certificado —denominado “sistema informático de facturación (SIF)”— que genere un registro por cada factura emitida, con firma digital (hash), que no pueda alterarse, e incorpore un identificador único.
• Al emitir una factura mediante ese sistema, los datos se pueden enviar de forma inmediata —o automática— a la AEAT, garantizando su trazabilidad.

En definitiva: VERIFACTU transforma la factura en un documento electrónico “blindado”: seguro, oficial, y con registro inmediato ante Hacienda.

🕒 Últimas novedades y fechas clave para autónomos y pymes

Las fechas de implantación han sufrido cambios recientes. Aquí lo que debes tener en cuenta:

• Inicialmente, estaba previsto que la obligación entrara en vigor en 2026.
• Pero con los últimos movimientos normativos, la puesta en marcha obligatoria se ha retrasado. Ahora:
  • Para empresas sujetas al Impuesto de Sociedades: desde 1 de enero de 2027.
  • Para autónomos y pymes (IRPF, profesionales individuales, etc.): hasta 1 de julio de 2027.
• Mientras tanto, la AEAT ha puesto a disposición una aplicación gratuita para emitir facturas mediante VERIFACTU —ideal para autónomos, profesionales o empresas con bajo volumen de facturación — facilitando la transición.
• Además, coexisten dos modalidades para cumplir con la normativa:

1. Modo “VERIFACTU”: facturación mediante sistema certificado y envío de registro automático a la AEAT.
2. Modo “No VERIFACTU”: facturas emitidas quedan registradas internamente, guardando la obligación legal de conservación de los registros por cuatro años —aunque sin envío inmediato a Hacienda—.

🎯 ¿A quién afecta VERIFACTU?

Están obligados a adaptarse todos los empresarios, profesionales autónomos, sociedades y entidades sin personalidad jurídica que ejerzan actividades económicas en territorio común (es decir, excluyendo País Vasco y Navarra, donde las haciendas forales tienen normativa propia).

En la práctica, esto abarca a la mayoría de autónomos y pymes que emiten facturas, tanto B2B como B2C.

Quedan fuera del ámbito —en su normativa nacional— los residentes en territorios con regulación foral distinta.

🛠️ ¿Cómo implementarlo? Paso a paso para autónomos y pymes

Para cumplir con VERIFACTU con éxito y a tiempo, te recomiendo seguir estos pasos:

1. Valorar tu volumen de facturación y frecuencia
   • Si emites pocas facturas al mes, la opción de la aplicación gratuita de la AEAT puede ser suficiente.
   • Si facturas con frecuencia, trabajas con clientes recurrentes o necesitas control administrativo más robusto, lo ideal es optar por un software de facturación certificado adaptado a VERIFACTU.
2. Elegir un software de facturación adaptado y certificado
   • Debe cumplir los requisitos del Reglamento (firma digital, hashes, registro en tiempo real o almacenamiento seguro, trazabilidad, inalterabilidad, etc.).
   • Si ya usas un programa habitual (ERP, contabilidad, facturación) consulta con tu proveedor si dispone de la declaración responsable de cumplimiento del reglamento.
3. Configurar el sistema correctamente y probar el envío
   • Asegúrate de generar facturas con el formato requerido, con código/identificador único, y que el sistema envíe automáticamente los registros a la AEAT (modo VERIFACTU) o que almacene correctamente los ficheros si optas por modo “No VERIFACTU”.
   • Si utilizas el formulario gratuito de la AEAT, familiarízate con su funcionamiento: alta de facturas, emisión de PDF cuando sea necesario, registro seguro, etc.
4. Formar o avisar a cliente, equipo o asesor fiscal
   • Si trabajas con colaboradores, administrativos o asesoría, es clave que todos conozcan el nuevo sistema y validen que las facturas cumplen los requisitos.
   • Revisa cómo afecta a procedimientos internos: emisión, envío, conservación, rectificaciones, etc.
5. Adaptar procesos administrativos y contables
   • La factura —y su registro— pasa a ser definitiva en el momento de emisión. No se permite la manipulación ni eliminación sin generar factura rectificativa.
   • Conserva copia de tus facturas (o asegúrate de acceso) —aunque USES modo VERIFACTU, puede ser útil para auditorías internas —y asegúrate de que el sistema mantenga trazabilidad completa.
6. Empezar cuanto antes
   • Aunque la obligatoriedad no es inmediata (julio 2027 para autónomos), adelantarse puede evitar contratiempos.
   • Aprovecha la moratoria para familiarizarte, probar el software, revisar procesos y formar tu operativa fiscal.

✅ Ventajas de anticiparse: ¿por qué merece la pena adaptarse ya?

• Cumplimiento normativo: evitarás sanciones o problemas con la AEAT cuando la normativa sea obligatoria.
• Transparencia y control fiscal: tus facturas estarán registradas oficialmente en tiempo real, reduciendo riesgo de errores, fraudes o duplicidades.
• Mejora de reputación: trabajar con un sistema certificado puede transmitir profesionalidad y transparencia ante clientes, proveedores o auditorías.
• Organización interna: un buen software adaptado permite automatizar la facturación, contabilidad, gestión documental y reporting.
• Tranquilidad a largo plazo: al adaptarse antes, evitarás urgencias, errores de última hora o necesidad de migraciones apresuradas.

⚠️ Retos, dudas y puntos a vigilar

• Confusión y desinformación: muchos autónomos aún no saben bien qué supone VERIFACTU, cómo aplicarlo o si deben usarlo.
• Coste y curva de adaptación: cambiar de sistema, migrar datos o contratar software puede requerir tiempo y recursos (aunque la AEAT ha habilitado una opción gratuita).
• Dependencia de software certificado: si tu sistema actual no se adapta, tendrás que migrar o contratar uno nuevo.
• Rigidez del sistema: una vez emitida la factura, no puede modificarse —solo rectificarse — lo cual implica cuidar mucho la emisión de datos.

🧩 VERIFACTU marcará un antes y un después — mejor empezar a prepararse ya

Para autónomos, pymes y profesionales independientes, VERIFACTU representa una transformación importante en la facturación: más control, más exigencia, más seguridad. Aunque su entrada en vigor definitiva será en 2027, el tiempo de adaptación corre ya. Quien comience a preparar sus sistemas y procesos desde ahora tendrá una ventaja competitiva: menos errores, mejor organización interna, cumplimiento garantizado y reputación reforzada.

Si gestionas una actividad profesional o económica, merece la pena evaluar ya tus sistemas de facturación, hablar con tu asesor, ver opciones de software adaptado o empezar con la aplicación gratuita de la AEAT. Así evitarás sorpresas y llegarás preparado al cambio.